Kartlegging og dokumentasjon

Hendelsesrapport

En hendelsesrapport skal formidle konkrete opplysninger om noe vesentlig som har hendt.

I en hastesituasjon skal det først slås alarm eller gis muntlig rapport om situasjonen til en overordnet. Etter at situasjonen er under kontroll eller avklart, skal alle involverte tjenestemenn skrive en hendelsesrapport.

Dersom det er flere tjenestemenn til stede ved samme hendelse, skal normalt alle rapportere sin versjon for å få belyst saken best mulig. I andre tilfeller kan øvrige tjenestemenn (eller innsatte) henvises til å være vitner. En hendelsesrapport skal gi leseren et fullgodt bilde av situasjonen som beskrives.

Stikkord som kan hjelpe deg med å beskrive en faktisk hendelse på en objektiv og aktiv måte.

• Hvor jeg befant meg i forhold til det som skjedde
• Hvem jeg eventuelt var sammen med
• Hva jeg så bli gjort, og i tilfelle hvem som gjorde hva
• Hvem jeg hørte si hva
• Hvem som var aktiv/passiv
• Hva jeg gjorde og hvordan
• Hva han/hun/andre gjorde
• Hvem som gav ordre til hvem og om hva
• Hvem som varslet hvem om hva
• Hva andre gjorde, i tilfelle av hvem og hvordan
• Objektive beskrivelser av gjenstander, personer, herunder særegenheter ved gjenstanden eller personen
• Hva som ble gjort med gjenstanden/personen og av hvem
• Disse punktene er sentrale å få med seg når en opplever/observerer en hendelse. Nøyaktigheten i en rapport kan bli dårlig dersom noen av de ovenstående punktene er uklare eller ikke blir beskrevet.

Ved funn av ulovlige gjenstander og tilfeller hvor du har mistanke om noe, må du beskrive det du faktisk ser og det du tror det kan være eller skal/kan brukes til.

Ved trusler mot personer må den truedes oppfatning av situasjonen alltid tas på alvor. Det er viktig å beskrive hva som gjorde at situasjonen ble oppfattet som truende.

Forklaring

Vi opptar forklaring fra innsatte som er part (eller vitne) i en sak for å imøtekomme forvaltningslovens krav om at saker skal være så godt opplyst som mulig og at innsatte skal få anledning til å uttale seg før vedtak fattes. Innsatte skal redegjøre for hvordan han/hun oppfattet en hendelse og forklare bakgrunn og motiv for handlingen.

Vedlegg

 Et vedlegg skal inneholde:

• Innledning
• En drøfting av hvorvidt de formelle kravene til søknaden er oppfylt
• Sviktfarevurdering
• Vurdering opp mot straffens formål (den alminnelige rettsoppfatningen
• Innstilling (Storvik, 2011 s. 95). 

I boken Straffegjennomføring etter lov av 18. mai 2001 nr. 21 (Storvik, 2011) står det på sidene 94-98  mer utfyllende informasjon om punktene over, også i forhold til forskjellige typer vedlegg.